La cerimonia può avere luogo all'interno del palazzo comunale nella Sala degli Specchi o anche presso la Rocca Malatestiana, Villa Silvia o la Sala Lignea, sedi in cui è possibile effettuare anche il ricevimento nuziale.
I matrimoni vengono celebrati nell’orario di apertura degli uffici nei giorni feriali oppure il sabato pomeriggio alle 16.30 e 17.30 e la domenica alle 10.30 e 11.30 (escluse le festività di calendario).
Per avere il permesso di entrare in piazza con le macchine degli sposi, è necessario acquistare il ticket online "entroINcentro" del costo di 5 euro, indicando il numero di targa e la data desiderata (dalle ore 16:00, tuttavia, Piazza del Popolo diventa Area Pedonale per cui è necessario richiedere un particolare permesso di accesso in deroga valido per un solo veicolo)