Previa motivata richiesta e identificazione del richiedente, l'ufficiale di anagrafe rilascia certificati attestanti situazioni anagrafiche pregresse.
I certificati storici si rilasciano sempre previa motivata richiesta: è quindi necessaria una richiesta scritta e una valutazione dell’ufficiale d’anagrafe;
il concetto di motivata richiesta deve trovare riferimento nella L. 241/1990 e in particolare nell’art. 22, per cui, trattandosi di esercizio di diritto di accesso, gli "interessati sono “tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso”
I certificati storici possono combinare dati ANPR e dati pre-ANPR, ma naturalmente questi ultimi saranno certificabili esclusivamente dal Comune che detiene i dati; i dati storici ANPR sono, invece, certificabili da qualsiasi Comune subentrato.
Per garantire il rispetto della norma, sui certificati rilasciati ai cittadini deve essere apposta, a pena di nullità, la dicitura “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica amministrazione o ai Gestori di pubblici servizi”